審計署哈爾濱辦利用“三張圖”加強審計質量管理 提高工作績效
近年來，審計署駐哈爾濱特派辦不斷創(chuàng)新理念，在審計質量管理中引入現(xiàn)代管理方法，利用甘特圖、矩陣圖、流程圖，加強審計質量管理，不斷提高審計工作績效。
一是利用甘特圖，加強審計進度管理。甘特圖以發(fā)明者命名，用線條圖示方式，通過活動列表和時間刻度形象地表示出某項工作的活動順序與持續(xù)時間。管理者可以直觀地考察該項工作的時間計劃和實際進展情況，實時評估工作進度和計劃的科學性，適時作出調整決策。哈爾濱辦在審計進度管理中引入甘特圖加強管理。按照國家審計準則的規(guī)范要求，選擇審計組送達審計通知書、審計組上報審計實施方案、審計組結束現(xiàn)場審計、審計組征求被審計單位意見、法規(guī)處審理、特派辦召開審計業(yè)務會議、特派辦上報審計報告等影響審計工作進度的重要工作時點，作為計劃基準點，將審計過程分解成審計準備、審計實施、審計報告三大階段10余個工作環(huán)節(jié)。每個審計項目開始前，法規(guī)按照審計署的時間要求，以日歷時間為橫軸、計劃基準點為縱軸，繪制甘特圖，征得審計組同意后上報辦領導批準執(zhí)行。法規(guī)處實時跟蹤執(zhí)行進度，定期向辦領導報告，為領導加強審計現(xiàn)場督導、及時調整工作安排提供準確信息，并將執(zhí)行情況納入年度處室工作考核體系。
二是利用矩陣圖，加強審計責任管理。矩陣圖是利用數(shù)學上矩陣的形式表示因素間的相互關系，從多維問題的事件中，找出成對的因素，排列成矩陣圖，用以分析問題，解決問題的一種管理方法。哈爾濱辦在審計責任管理中引入矩陣圖加強管理。找出審計人員和審計內容這兩個影響績效的關鍵因素，對審計人員合理搭配分組，將審計內容科學分解成具體的審計事項。以審計小組為橫軸，審計事項為縱軸，排列成矩陣圖，直觀圖示審計分工。在軸線交叉空格內，明確標示負責、參與、審核等不同的審計責任，詳細規(guī)定每個審計事項的工作目標、審計方法、審計標準、結果質量等要求。審計組組長在審計實施過程中，按照矩陣圖要求，實時監(jiān)控審計小組的工作情況，加強現(xiàn)場督導，及時根據(jù)各審計事項的完成進度，合理調整審計分工和人員分組。法規(guī)處在審理時，根據(jù)審計工作底稿、重要管理事項記錄等審計資料，對照矩陣圖，審核審計組是否完成審計事項，是否實現(xiàn)審計目標，現(xiàn)場審計質量控制是否有效等情況，對審計績效進行評估。
三是利用流程圖，加強審計程序管理。流程圖是流經(jīng)一個系統(tǒng)的信息流、觀點流或部件流的圖形代表，用不同的圖框和流程線直觀說明某項工作的管理路徑和過程。其中，圖框表示各種操作的類型，圖框中的文字和符號表示操作的內容，流程線表示操作的先后次序。管理者可以通過流程圖，清晰了解工作流程，用“是”或“否”的邏輯分支，判斷下一步工作流向，改進管理。哈爾濱辦在審計程序管理中引入流程圖加強管理。對涉及審計全過程的管理部門、管理事項、管理節(jié)點等進行綜合分析，以需要審批的審計業(yè)務文書和文本為控制點，繪制審計質量控制流程圖，詳細標示了從審計組編制審計通知書直至業(yè)務處歸集審計檔案的審計全過程的操作流程。明確了審計人員、審計組、業(yè)務處、法規(guī)處、辦公室、辦領導等不同主體的管理節(jié)點，明確了各管理節(jié)點的管理責任、內容、標準等要求，規(guī)范了出具審計通知書、審計報告、審計決定書、審計移送書、審計簡報，領用和核銷審計查詢函、介紹信等審計事項的管理流程。各管理主體可以很方便地根據(jù)流程圖處理審計事項。
哈爾濱辦通過采取“三張圖”的管理措施，加強了審計工作的計劃性和規(guī)范性，提高了審計人員和管理人員的執(zhí)行力。一是審計現(xiàn)場組織管理更加緊湊，審計人力資源配置利用更加有效。現(xiàn)場審計時，“有活沒人干”、“有人沒活干”的現(xiàn)象大大減少；臨近撤點時，“什么都干了”、“什么都沒干完”的現(xiàn)象大大減少；審計報告報出時，連夜加班加點現(xiàn)象大大減少；項目總結時，“該干的沒干”、“干了的沒干透”的遺憾大大減少。二是機關內部管理更加有效，責任意識得到提高。審計人員、審理人員、政務人員清楚自己在不同管理節(jié)點的工作職責，審計組、業(yè)務處、法規(guī)處、辦公室、辦領導知道自己應當負責哪個環(huán)節(jié)的哪項工作，減少了因職責、程序不清造成的管理漏項、推諉責任等問題，審計工作績效得到較大程度的提高。
一是利用甘特圖，加強審計進度管理。甘特圖以發(fā)明者命名，用線條圖示方式，通過活動列表和時間刻度形象地表示出某項工作的活動順序與持續(xù)時間。管理者可以直觀地考察該項工作的時間計劃和實際進展情況，實時評估工作進度和計劃的科學性，適時作出調整決策。哈爾濱辦在審計進度管理中引入甘特圖加強管理。按照國家審計準則的規(guī)范要求，選擇審計組送達審計通知書、審計組上報審計實施方案、審計組結束現(xiàn)場審計、審計組征求被審計單位意見、法規(guī)處審理、特派辦召開審計業(yè)務會議、特派辦上報審計報告等影響審計工作進度的重要工作時點，作為計劃基準點，將審計過程分解成審計準備、審計實施、審計報告三大階段10余個工作環(huán)節(jié)。每個審計項目開始前，法規(guī)按照審計署的時間要求，以日歷時間為橫軸、計劃基準點為縱軸，繪制甘特圖，征得審計組同意后上報辦領導批準執(zhí)行。法規(guī)處實時跟蹤執(zhí)行進度，定期向辦領導報告，為領導加強審計現(xiàn)場督導、及時調整工作安排提供準確信息，并將執(zhí)行情況納入年度處室工作考核體系。
二是利用矩陣圖，加強審計責任管理。矩陣圖是利用數(shù)學上矩陣的形式表示因素間的相互關系，從多維問題的事件中，找出成對的因素，排列成矩陣圖，用以分析問題，解決問題的一種管理方法。哈爾濱辦在審計責任管理中引入矩陣圖加強管理。找出審計人員和審計內容這兩個影響績效的關鍵因素，對審計人員合理搭配分組，將審計內容科學分解成具體的審計事項。以審計小組為橫軸，審計事項為縱軸，排列成矩陣圖，直觀圖示審計分工。在軸線交叉空格內，明確標示負責、參與、審核等不同的審計責任，詳細規(guī)定每個審計事項的工作目標、審計方法、審計標準、結果質量等要求。審計組組長在審計實施過程中，按照矩陣圖要求，實時監(jiān)控審計小組的工作情況，加強現(xiàn)場督導，及時根據(jù)各審計事項的完成進度，合理調整審計分工和人員分組。法規(guī)處在審理時，根據(jù)審計工作底稿、重要管理事項記錄等審計資料，對照矩陣圖，審核審計組是否完成審計事項，是否實現(xiàn)審計目標，現(xiàn)場審計質量控制是否有效等情況，對審計績效進行評估。
三是利用流程圖，加強審計程序管理。流程圖是流經(jīng)一個系統(tǒng)的信息流、觀點流或部件流的圖形代表，用不同的圖框和流程線直觀說明某項工作的管理路徑和過程。其中，圖框表示各種操作的類型，圖框中的文字和符號表示操作的內容，流程線表示操作的先后次序。管理者可以通過流程圖，清晰了解工作流程，用“是”或“否”的邏輯分支，判斷下一步工作流向，改進管理。哈爾濱辦在審計程序管理中引入流程圖加強管理。對涉及審計全過程的管理部門、管理事項、管理節(jié)點等進行綜合分析，以需要審批的審計業(yè)務文書和文本為控制點，繪制審計質量控制流程圖，詳細標示了從審計組編制審計通知書直至業(yè)務處歸集審計檔案的審計全過程的操作流程。明確了審計人員、審計組、業(yè)務處、法規(guī)處、辦公室、辦領導等不同主體的管理節(jié)點，明確了各管理節(jié)點的管理責任、內容、標準等要求，規(guī)范了出具審計通知書、審計報告、審計決定書、審計移送書、審計簡報，領用和核銷審計查詢函、介紹信等審計事項的管理流程。各管理主體可以很方便地根據(jù)流程圖處理審計事項。
哈爾濱辦通過采取“三張圖”的管理措施，加強了審計工作的計劃性和規(guī)范性，提高了審計人員和管理人員的執(zhí)行力。一是審計現(xiàn)場組織管理更加緊湊，審計人力資源配置利用更加有效。現(xiàn)場審計時，“有活沒人干”、“有人沒活干”的現(xiàn)象大大減少；臨近撤點時，“什么都干了”、“什么都沒干完”的現(xiàn)象大大減少；審計報告報出時，連夜加班加點現(xiàn)象大大減少；項目總結時，“該干的沒干”、“干了的沒干透”的遺憾大大減少。二是機關內部管理更加有效，責任意識得到提高。審計人員、審理人員、政務人員清楚自己在不同管理節(jié)點的工作職責，審計組、業(yè)務處、法規(guī)處、辦公室、辦領導知道自己應當負責哪個環(huán)節(jié)的哪項工作，減少了因職責、程序不清造成的管理漏項、推諉責任等問題，審計工作績效得到較大程度的提高。
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